Apa itu Langkah & Model Proses Komunikasi?

Setiap kali dua orang atau lebih bertukar pesan, mereka terlibat dalam proses komunikasi dasar. Kedengarannya sederhana, bukan. Namun, proses komunikasinya sebenarnya cukup kompleks. Tidak hanya memiliki beberapa komponen, tetapi kejelasan dan konteks pesan dapat dipengaruhi baik secara positif maupun negatif oleh beberapa faktor.

Penting untuk memahami proses komunikasi agar dapat berkomunikasi secara efektif dan menghindari salah tafsir. Pada artikel ini, kita akan melihat komponen komunikasi dan model proses komunikasi. Kemudian kita akan mengeksplorasi pendekatan dan proses komunikasi organisasi. Terakhir, kita akan membahas proses komunikasi email.

Daftar Isi

• 1 Komponen Komunikasi
  • 1.1 Konteks
  • 1.2 Pengirim / Pembuat Enkode
  • 1.3 Pesan
  • 1.4 Sedang
  • 1.5 Penerima (Decoder)
  • 1.6 Umpan Balik
• 2 Model Proses Komunikasi
  • 2.1 Lima Langkah Dasar dalam Model Proses Komunikasi
• 3 Pendekatan dan Proses Komunikasi Organisasi
  • 3.1 Proses Komunikasi Email
  • 3.2 Jaga Email Anda Ringkas
• 4. Kesimpulan
  • 4.1 Posting Terkait

Komponen Komunikasi

Komunikasi adalah proses pertukaran pesan verbal dan non verbal. Kita dapat mengidentifikasi komunikasi dengan mendefinisikan komponennya sebagai berikut:

Konteks

Konteks adalah lingkungan tempat komunikasi berlangsung dan mencakup organisasi, budaya, dan komunitas. Selain itu, rangsangan eksternal, seperti rapat, percakapan santai, email, memo, dll. Dan rangsangan internal seperti opini dan emosi, memengaruhi konteks. Hanya ketika seseorang mempertimbangkan semua aspek konteks, seseorang dapat berkomunikasi secara efektif.

Pengirim / Pembuat Enkode

Pengirim menggunakan kombinasi kata, simbol, grafik, dan gambar untuk berkomunikasi. Pembicara adalah pembuat enkode dalam komunikasi lisan, dan penulis adalah pembuat enkode dalam komunikasi tertulis.

Pesan

Informasi yang dipertukarkan antara pengirim dan penerima membuat pesan, baik disengaja maupun tidak disengaja. Pengirim pesan harus mempertimbangkan konteksnya agar pesan dapat dimengerti. Selain itu, pesan harus berisi bahasa yang jelas, dengan definisi, contoh, atau gambar yang diperlukan untuk memastikan pemahaman.

Medium

Media - saluran yang digunakan untuk mengirim pesan - dapat berupa elektronik, suara, atau cetak. Pilihan media dipengaruhi oleh:

• Hubungan antara pengirim dan penerima
• Sifat pesannya

Gunakan media lisan ketika pesan Anda mendesak, pribadi atau ketika umpan balik langsung diinginkan. Gunakan media tertulis jika bersifat teknis, formal, atau perlu didokumentasikan.

Penerima (Decoder)

Pendengar atau pembaca komunikasi menafsirkan pesan tersebut. Penerima dipengaruhi oleh konteks, serta rangsangan eksternal dan internal. Jika penerima memiliki opini bias, atau kesalahpahaman, pesan mungkin tidak diterima dengan benar. Sikap dan kepribadian juga mempengaruhi penerimanya.

Umpan balik

Umpan balik adalah tanggapan penerima - reaksi mereka terhadap komunikasi. Diam bisa menjadi bentuk umpan balik, atau penerima dapat menanggapi secara lisan atau tertulis. Umpan balik digunakan untuk mengonfirmasi bahwa pesan itu dipahami dan bahwa setiap tindakan yang diperlukan telah diambil.

Semua komponen harus bekerja sama secara efektif agar proses komunikasi menjadi lengkap dan menyampaikan pesan yang dimaksudkan.

Model Proses Komunikasi

Proses komunikasi mengacu pada pertukaran informasi (pesan) antara dua orang atau lebih. Agar pertukaran ini berhasil, kedua belah pihak harus memiliki kemampuan untuk bertukar informasi dan memahami satu sama lain. Komunikasi gagal jika aliran informasi diblokir karena suatu alasan atau jika mereka yang mencoba berkomunikasi tidak dapat membuat diri mereka dimengerti. Untuk memahami apa itu komunikasi - tujuan dan nilainya - kita harus memahami model proses komunikasi.

Lima Langkah Dasar dalam Model Proses Komunikasi

Langkah 1 Tetapkan tujuan Anda sebelum terlibat dalam komunikasi atau mulai menyampaikan pesan.

• Apa tujuannya?
• Tindakan apa yang Anda ingin agar dilakukan oleh penerima pesan, setelah mereka memahami pesan tersebut?
• Mengapa pesan itu penting?

Langkah 2 Identifikasi penerima (audiens target) komunikasi Anda.

• Memungkinkan untuk menyesuaikan pesan Anda untuk pemahaman yang optimal.
• Memungkinkan Anda untuk menargetkan mereka yang sesuai untuk menerima pesan Anda.

Langkah # 3 Pilih metode komunikasi Anda.

• Dasarkan pilihan Anda pada apa yang ingin Anda capai.
• Pertimbangkan tingkat keahlian penerima.
• Pilih formulir yang sesuai, mis. Telepon, email, presentasi power point, dll.

Langkah # 4 Pertimbangkan penerima Anda.

• Tingkat kompetensi dan pemahaman penerima Anda.
• Cara terbaik mereka mempelajari dan menerima informasi, yaitu secara visual, lisan, dll.
• Gabungkan metode komunikasi untuk memenuhi kebutuhan semua penerima, yaitu handout dengan penjelasan verbal.

Langkah # 5 Bentuk komunikasi Anda dengan umpan balik yang diterima.

• Carilah konsensus pemahaman
• Ubah pesan Anda, jenis komunikasi, gaya, nada, dll. Saat umpan balik diterima.

Proses komunikasi dapat dipengaruhi oleh bagaimana informasi tersebut dikirim, diterima, dan diinterpretasikan dalam dua cara:

• Kebisingan . Segala jenis gangguan yang mempengaruhi pesan yang dikirim, diterima, atau dipahami.
• Kebisingan Fisiologis. Gangguan yang disebabkan oleh cara berpikir dan perasaan kita, yaitu kelelahan, sakit kepala, lapar, atau faktor lainnya.
• Kebisingan Fisik . Gangguan lingkungan, seperti kebisingan yang dibuat oleh orang lain, kerumunan, suhu tinggi atau rendah, dan pencahayaan yang terang atau redup.
• Kebisingan Psikologis . Perasaan dan kepribadian seseorang memengaruhi seberapa efektif komunikasi dan interpretasi, yaitu perasaan defensif, keasyikan, atau prasangka.
• Kebisingan Semantik . Kata-kata harus dipahami satu sama lain agar komunikasi berlangsung. Bahasa atau jargon teknis dapat menyebabkan kebingungan.
• Konteks . Latar dan situasi - fisik, budaya, atau sosial - di mana komunikasi terjadi dapat mempengaruhi keberhasilan pertukaran informasi.

Model proses komunikasi membantu kita menentukan siapa yang terlibat dalam komunikasi dan apa yang harus dilakukan. Ini adalah kerangka kerja di mana kita dapat membangun komunikasi individu dan organisasi yang sukses.

Pendekatan dan Proses Komunikasi Organisasi

Meskipun ada banyak definisi komunikasi organisasi, untuk tujuan kami, kami akan mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai mengirim dan menerima pesan dalam pengaturan atau lingkungan tertentu (organisasi) untuk mencapai tujuan bersama, individu, di antara orang-orang yang saling terkait.

Proses komunikasi organisasi melibatkan pengiriman dan penerimaan pesan secara tertulis (non-verbal) atau secara langsung (verbal). Banyak komunikasi organisasi melibatkan transmisi informasi. Namun, komunikasi yang lebih kompleks, seperti menyelesaikan konflik, membutuhkan kemampuan untuk memproses makna dan bernegosiasi dengan menggunakan aturan organisasi.

Apakah komunikasi itu dianggap sederhana atau lebih kompleks, agar pemahaman berlangsung, pesannya harus jelas, ringkas, dan menghindari bahasa marginalisasi politik atau budaya. Organisasi harus mencontohkan keterampilan komunikasi yang efektif dalam:

• Wawancara
• Menciptakan hubungan kerja yang positif
• Evaluasi kinerja
• Resolusi konflik
• Pengambilan keputusan
• Manajemen stres
• Sosialisasi organisasi
• Presentasi individu dan kelompok
• Berkomunikasi dengan publik eksternal

Komunikasi organisasi bergantung secara kontekstual dan budaya saat orang mengirimkan pesan dan informasi secara tertulis, elektronik, dan tatap muka. Sifat dan fungsi (konteks) organisasi mempengaruhi komunikasi. Selain itu, setiap organisasi memiliki budaya uniknya sendiri. Agar komunikasi berhasil dalam organisasi, konteks dan budaya harus sejalan dan bekerja sama.

Komunikasi organisasi membangun hubungan internal dengan anggota organisasi dan dengan publik eksternal. Keberhasilan suatu organisasi bergantung pada kemampuan anggotanya untuk berkomunikasi secara efektif. Karyawan membutuhkan kemampuan untuk terampil dalam presentasi publik, mendengarkan, dan komunikasi interpersonal untuk berhasil berkomunikasi dalam suatu organisasi. Organisasi yang sukses akan memberikan pelatihan untuk memastikan kesuksesan karyawannya.

Manfaat komunikasi organisasi bagi organisasi dalam beberapa cara:

• Menyesuaikan personel dengan perubahan
• Menyelesaikan tugas prosedur, kebijakan, dan regulasi yang mendukung operasi harian yang berkelanjutan
• Menyelesaikan tugas yang terkait dengan peran dan tanggung jawab khusus penjualan, layanan, dan produksi
• Mengembangkan hubungan untuk komunikasi yang sukses dengan mempertimbangkan kepuasan kerja, moral, dan sikap individu
• Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan operasi manajemen

Penting untuk memahami pendekatan dan proses komunikasi organisasi untuk mengembangkan dan menyempurnakan komunikasi karyawan. Setiap organisasi harus menentukan pendekatannya sendiri untuk komunikasi yang efektif, dengan menentukan proses yang akan mereka lakukan untuk meningkatkan komunikasi internal dan eksternal.

Organisasi harus memiliki komunikator yang kompeten untuk operasi harian yang sukses. Dari situs web perusahaan, melalui buku pegangan karyawan, hingga wawancara pemutusan hubungan kerja, setiap aspek komunikasi dalam organisasi harus bekerja sama untuk mengkomunikasikan maksud, budaya, dan komitmen organisasi kepada personel internal dan eksternal.

Proses Komunikasi Email

Email adalah pilihan yang banyak digunakan sebagai media untuk menyampaikan pesan. Meskipun cepat dan relatif mudah digunakan, orang harus memastikan bahwa mereka memahami proses dan tujuan komunikasi email agar dapat menggunakannya secara efektif.

Ada lima komponen komunikasi email:

# 1 Pengirim

Komunikasi email yang berhasil membutuhkan pengirim (juga disebut sumber atau komunikator) mengkodekan pesan dengan kombinasi grafik, simbol, kata, dan gambar untuk mencapai respon yang diinginkan.

# 2 Penerima

Penerima (juru bahasa) memahami pesan email pengirim dengan mendekode dan menafsirkannya.

# 3 Pesan

Pesan atau isi email adalah informasi yang pengirim ingin sampaikan ke penerima.

# 4 Media

Media, juga disebut saluran, adalah sarana yang dipilih seseorang untuk mengirimkan pesan. Dengan email, medianya adalah komputer atau ponsel.

# 5 Umpan Balik

Setelah email berhasil dikirim, diterima, dan dipahami, setiap respons yang menunjukkan pemahaman dari penerima - baik lisan maupun tertulis - dianggap sebagai umpan balik. Umpan balik membantu kami menentukan apakah kami telah mencapai tujuan kami.

Email memudahkan untuk berkomunikasi dengan orang lain kapan pun dan di mana pun, terutama dengan munculnya smartphone. Selain itu, penerima memiliki kemampuan untuk menjawab dengan segera. Namun, seiring dengan manfaat dari metode komunikasi ini, muncul beberapa masalah. Kita harus ingat bahwa email adalah alat komunikasi dan tidak memungkinkannya untuk mendorong tindakan kita, melainkan menggunakannya untuk mencapai tujuan komunikasi kita. Untuk melakukan ini:

Jaga Email Anda Ringkas

Orang-orang mengharapkan komunikasi email langsung dan langsung ke intinya. Beberapa baris pertama harus menyampaikan maksud email Anda dan memberi tahu penerima jika ada tanggapan jika perlu karena banyak sistem yang memungkinkan penerima untuk membaca awal email sebelum membukanya.

• Bersikaplah Profesional. Tidak masalah kepada siapa email Anda ditujukan - atasan Anda, manajer perekrutan, atau rekan kerja - konten Anda harus profesional dalam konten dan komposisinya. Jangan gunakan istilah SMS, wajah tersenyum, font membingungkan, atau gambar yang bukan bagian dari percakapan. Melakukannya membuat konten Anda cenderung tidak dibaca dan dianggap serius.
• Bersikap sopan. Jangan pernah memulai email Anda dengan perintah, tetapi gunakan sapaan, seperti 'Halo' dan nama penerima. Hindari menggunakan semua huruf kapital atau tanda seru, karena ini menyampaikan teriakan. Tutup email Anda dengan 'Terima kasih,' diikuti dengan nama Anda.
• Jangan Biarkan Email Mengganti Komunikasi Tatap Muka. Beberapa percakapan bekerja lebih baik secara langsung. Jangan gunakan email untuk menghindari komunikasi tatap muka. Jika email bukan pilihan terbaik untuk komunikasi, pilih metode alternatif. Agar efektif, komunikasi email harus jelas, ringkas, dan dapat dimengerti. Proses komunikasi email berikut membantu menjamin email Anda adalah alat komunikasi yang efektif.
• Tentukan Tujuan Email Anda. Melakukannya membantu Anda memutuskan apakah Anda harus repot-repot mengirim pesan. Pastikan tujuan Anda dinyatakan dengan jelas di paragraf pertama.
• Tentukan Tindakan Apa yang Ingin Anda Lakukan Penerima Email
• Selesaikan tugas, yaitu menelepon seseorang atau memesan sesuatu.
• Tanggapi dengan informasi yang diminta.
• Baca email, tanpa perlu tanggapan.
• Putuskan Jika Anda Membutuhkan Informasi Pendukung. Identifikasi dan lampirkan setiap dan semua dokumentasi atau informasi pendukung.
• Gunakan Baris Subjek untuk Meringkas Maksud Pesan Anda. Lengkapi baris subjek setelah menulis email. Pastikan konten pesan Anda diringkas karena ini mendorong penerima untuk membuka dan menanggapi pesan Anda.

Komunikasi email memainkan peran penting dalam kehidupan kerja sehari-hari, memperkaya dan memfasilitasi bisnis dengan kemampuan untuk bertukar informasi terlepas dari lokasi dan waktu. Namun, karyawan sering mengeluh tentang banyaknya email yang mereka terima dan yang harus mereka tindak lanjuti. Selain itu, kemampuan untuk menggunakan email kapan saja berarti karyawan sering kali mengalami gangguan waktu cuti kerja karena email organisasi. Karyawan membutuhkan rasa kendali pribadi untuk menghindari stres terkait pekerjaan dan ini meluas ke kemampuan seseorang untuk menerima dan menanggapi email jika dan ketika sesuai.

Kesimpulan

Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan, baik verbal maupun non-verbal. Karena komunikasi yang efektif adalah dialog, bukan monolog, ini hanya efektif jika memberikan tanggapan yang diinginkan dari penerima. Untuk menjadi komunikator yang sukses, seseorang harus menyampaikan informasi, pikiran, dan perasaan secara memadai dengan cara memotivasi, mengajar, dan menginformasikan kepada orang lain. Seseorang harus memilih media terbaik, mengenal penerima, dan menggunakan umpan balik untuk memantau keefektifan komunikasi dan memodifikasinya sesuai. Menggunakan informasi dan alat dalam artikel ini dapat membantu seseorang memahami dan menggunakan proses komunikasi untuk menjadi komunikator yang efektif.